Datenschutzerklärung der mf-mgmt GmbH
für die Websites, die Talentvermittlung, Projektabwicklung und die KI-Plattform SidelaneAI
- Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
mf-mgmt GmbH
Herbert-Weichmann-Straße 6
22085 Hamburg
Geschäftsführer: Michael Fassl
E-Mail: info@mf-mgmt.com
Telefon: +49(0)4041308373
Websites:
Sofern in dieser Datenschutzerklärung von „wir“, „uns“, „mf-mgmt“ oder „SidelaneAI“ gesprochen wird, ist hiermit die mf-mgmt GmbH als Verantwortliche gemeint.
- Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Websites, Plattformen und Dienstleistungen der mf-mgmt GmbH, insbesondere für:
sowie für sämtliche hierüber angebotenen Leistungen, insbesondere:
- die Vermittlung von Talents,
- Beratung von Kunden (Marken/Unternehmen)
- die KI-Plattform SidelaneAI,
- Studio-Angebote,
- Enterprise-Angebote,
- die Erstellung und Nutzung von AI Avataren,
- die projektbezogene Erstellung und Nutzung von AI Twins,
- sämtliche weiteren digitalen Dienstleistungen der mf-mgmt GmbH.
- Begriffsbestimmungen
Soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts Abweichendes geregelt ist, gelten die Begriffsbestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darüber hinaus gelten folgende Definitionen:
AI Avatar
Ein vollständig künstlich erzeugter digitaler Charakter ohne Bezug zu einer identifizierbaren natürlichen Person.
AI Twin
Die digitale KI-Repräsentation einer realen Person (Talent), deren Nutzung ausschließlich auf Grundlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen, erforderlicher Zustimmungen sowie projektbezogener Freigaben erfolgt.
Talent
Eine natürliche Person, insbesondere Model, Creator, Influencer, Schauspieler, Moderator oder Musiker, deren personenbezogene Daten oder Persönlichkeitsrechte im Rahmen der Talentvermittlung, Projektabwicklung oder der Erstellung und Nutzung eines AI Twins verarbeitet werden.
Studio-Kunde
Ein Kunde, der die Plattform SidelaneAI über ein standardisiertes Online-Nutzerkonto nutzt und keinen individuellen Enterprise- oder Rahmenvertrag mit der mf-mgmt GmbH abgeschlossen hat.
Enterprise-Kunde
Ein Kunde, der die Plattform SidelaneAI auf Grundlage eines individuell abgeschlossenen Rahmenvertrags, Enterprise-Vertrags oder einer sonstigen Individualvereinbarung nutzt und persönlich durch die mf-mgmt GmbH betreut wird.
Workspace
Der einem Kunden zugeordnete Bereich innerhalb der Plattform SidelaneAI zur Verwaltung von Projekten, Benutzern, AI Twins, AI Avataren, Assets sowie weiterer Inhalte.
Projektvereinbarung
Eine projektbezogene Vereinbarung zwischen Kunde, Talent bzw. Modelagentur und SidelaneAI, in der insbesondere Nutzungsumfang, Laufzeit, Territorium, Medien, Buy-out und sonstige projektbezogene Rechte geregelt werden.
Assets
Sämtliche mittels SidelaneAI generierten oder innerhalb der Plattform verwalteten digitalen Inhalte, insbesondere Bilder, Videos oder sonstige Mediendateien.
Credits
Digitale Nutzungseinheiten, über die bestimmte Leistungen innerhalb der Plattform SidelaneAI abgerechnet werden.
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Je nach Art der Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Soweit im Zusammenhang mit der Talentvermittlung und Projektabwicklung oder der Erstellung und Nutzung von AI Twins besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere Art. 9 DSGVO.
- Datensicherheit
Der Schutz personenbezogener Daten besitzt für uns höchste Priorität. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder sonstigen unzulässigen Verarbeitungen zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:
- SSL-/TLS-Verschlüsselung,
- rollenbasierte Berechtigungskonzepte,
- sichere Authentifizierungsverfahren,
- Zugriffsbeschränkungen,
- regelmäßige Sicherheitsupdates,
- Backup- und Wiederherstellungskonzepte,
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
- Schutzmaßnahmen gegen unbefugte Zugriffe auf unsere Systeme.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.
- Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Speicherdauer richtet sich insbesondere nach:
- den jeweiligen Vertragsverhältnissen,
- gesetzlichen Aufbewahrungspflichten,
- steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften,
- berechtigten Interessen an der Dokumentation abgeschlossener Projekte,
- datenschutzrechtlichen Löschpflichten.
Für einzelne Datenkategorien (z. B. Talentdaten, AI Twins, Projektdaten oder Vertragsunterlagen) können gesonderte Speicherfristen gelten, die in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung näher erläutert werden.
- Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit
- dies zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
- wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind,
- Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder
- die Weitergabe auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt.
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:
- Hosting-Dienstleister,
- Cloud- und Infrastrukturanbieter,
- Zahlungsdienstleister,
- Authentifizierungsdienste,
- E-Mail-Dienstleister,
- KI-Dienstleister,
- IT-Dienstleister,
- Steuerberater,
- Rechtsanwälte,
- Behörden,
- Gerichte,
- sonstige Auftragsverarbeiter oder Vertragspartner, soweit dies zur Erfüllung unserer Leistungen erforderlich ist.
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
- Internationale Datenübermittlungen
Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO. Sofern kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder anderer gesetzlich anerkannter Schutzmechanismen.
- Besuch unserer Websites
Beim Besuch unserer Websites werden durch Ihren Browser automatisch Informationen an unsere Server übermittelt. Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- Browsertyp und Browserversion,
- verwendetes Betriebssystem,
- Referrer-URL,
- aufgerufene Seiten,
- übertragene Datenmenge,
- Zugriffsstatus,
- Spracheinstellungen,
- technische Geräteinformationen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Gewährleistung eines sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betriebs unserer Websites sowie zur Fehleranalyse und Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Hosting
Unsere Websites und Online-Dienste werden unter Einsatz externer Hosting-Dienstleister betrieben. Hierbei werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer Websites und Plattformen erforderlich ist. Insbesondere können verarbeitet werden:
- IP-Adresse,
- Browserinformationen,
- Zugriffsdaten,
- Server-Logfiles,
- technische Nutzungsdaten,
- Kommunikationsdaten.
Unsere Hosting-Infrastruktur basiert derzeit insbesondere auf den Leistungen der Hetzner Online GmbH. Mit unseren Hosting-Dienstleistern werden – soweit gesetzlich erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
- Content Delivery Network (Cloudflare)
Zur Verbesserung der Sicherheit, Stabilität und Ladegeschwindigkeit unserer Websites sowie der Plattform SidelaneAI setzen wir Dienste der Cloudflare, Inc. ein. Cloudflare dient insbesondere:
- der Absicherung unserer Websites gegen Angriffe,
- der Lastverteilung,
- der Optimierung von Ladezeiten,
- der Bereitstellung statischer Inhalte,
- der Erhöhung der Verfügbarkeit unserer Dienste.
Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse,
- Browserinformationen,
- Geräteinformationen,
- technische Verbindungsdaten,
- Sicherheitsinformationen,
- Performance-Daten.
Darüber hinaus nutzen wir Cloudflare R2 zur Speicherung von Dateien und Medieninhalten im Zusammenhang mit unseren Websites und der Plattform SidelaneAI. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Websites werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Hierzu gehören insbesondere:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene URL,
- Browsertyp,
- Browserversion,
- Betriebssystem,
- Referrer,
- Zugriffsstatus,
- übertragene Datenmenge.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der Systemsicherheit sowie zur Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Cookies und Consent Management
Unsere Websites verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten. Wir unterscheiden zwischen:
Technisch notwendigen Cookies
Diese Cookies sind für den Betrieb unserer Websites und Plattformen erforderlich. Hierzu gehören insbesondere Cookies für:
- Anmeldung,
- Sitzungsverwaltung,
- Sicherheit,
- Spracheinstellungen,
- Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen,
- technische Funktionen der Plattform.
Technisch notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden.
Optionale Cookies
Analyse-, Statistik- oder Komfortfunktionen werden ausschließlich aktiviert, wenn Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.
CookieYes
Zur Verwaltung Ihrer Cookie-Einwilligungen setzen wir den Dienst CookieYes ein. CookieYes ermöglicht insbesondere:
- die Einholung rechtskonformer Einwilligungen,
- die Dokumentation Ihrer Einwilligungen,
- die Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen,
- die Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie – soweit anwendbar – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Cookies eine Einwilligung erfordern, erfolgt deren Einsatz ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Google Fonts
Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwenden wir Google Fonts. Hierdurch kann beim Aufruf unserer Websites eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse,
- Browserinformationen,
- Geräteinformationen.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine solche erforderlich ist. Hinweis: Wir behalten uns vor, Google Fonts künftig lokal einzubinden. In diesem Fall entfällt eine entsprechende Datenübermittlung an Google.
- Google Analytics
Unsere Websites verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google Analytics ermöglicht uns, die Nutzung unserer Websites statistisch auszuwerten und unser Online-Angebot kontinuierlich zu verbessern. Hierbei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
- IP-Adresse (gegebenenfalls gekürzt oder anonymisiert),
- Browserinformationen,
- Geräteinformationen,
- Nutzungsverhalten,
- besuchte Seiten,
- Verweildauer,
- Herkunft des Besuchs,
- Interaktionen auf der Website.
Google Analytics wird ausschließlich aktiviert, wenn Sie über unser Consent-Management-System (CookieYes) Ihre Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Kontaktaufnahme
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, beispielsweise per E-Mail oder Telefon, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zur weiteren Kommunikation. Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:
- Name,
- Unternehmen,
- E-Mail-Adresse,
- Telefonnummer,
- Kommunikationsinhalte,
- projektbezogene Informationen,
- sonstige freiwillig übermittelte Daten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation).
- Social-Media-Präsenzen
Die mf-mgmt GmbH betreibt Unternehmensprofile auf verschiedenen sozialen Netzwerken, um über ihre Dienstleistungen zu informieren, mit Kunden, Talents und Geschäftspartnern zu kommunizieren sowie ihre Reichweite zu erhöhen. Wir unterhalten derzeit Präsenzen auf folgenden Plattformen:
- X (ehemals Twitter)
- TikTok
- YouTube
- Threads
Beim Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden personenbezogene Daten durch die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet. Hierauf haben wir grundsätzlich keinen vollständigen Einfluss. Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere gehören:
- IP-Adresse,
- Geräteinformationen,
- Browserinformationen,
- Nutzungsverhalten,
- Interaktionen (Likes, Kommentare, Shares),
- Direktnachrichten,
- Profilinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer zeitgemäßen Unternehmenskommunikation sowie – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Datenverarbeitung auf den jeweiligen Plattformen sind die Betreiber der sozialen Netzwerke datenschutzrechtlich verantwortlich. Es gelten ergänzend deren jeweilige Datenschutzhinweise.
- Talentagentur
Die mf-mgmt GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen ihrer Tätigkeit als Agentur, insbesondere zur Beratung von Kunden, zur Vermittlung von Talents und zur Durchführung sowie Abwicklung gemeinsamer Projekte. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:
- Durchführung von Bewerbungs- und Aufnahmeprozessen,
- Beratung von Kunden (Marken/Unternehmen),
- Kampagnenstrategie für Kunden/Unternehmen,
- Monitoring und Evaluation von Kampagnen für Kunden/Unternehmen,
- Vermittlung von Talents an Kunden,
- Planung und Durchführung von Produktionen, Kampagnen und Kooperationen,
- Vertragsverwaltung,
- Projektkoordination,
- Abrechnung und Rechnungsstellung,
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
- Kommunikation mit Talents, Kunden und Partnern.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage oder eine entsprechende vertragliche Vereinbarung besteht.
- Verarbeitung von Talentdaten
Je nach Art der Zusammenarbeit können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Stammdaten
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Nationalität
- Kontaktdaten
Model- und Talentdaten
- digitale Sedcards
- Polas
- Fotografien
- Videos
- Maße und Größen
- Konfektionsgrößen
- Schuhgröße
- Haarfarbe
- Augenfarbe
- Portfolioinformationen
- Referenzen
Vertragsdaten
- Vermittlungsverträge
- Projektvereinbarungen
- Nutzungsrechte
- Buy-outs
- Laufzeiten
- Vergütungen
- Rechnungsdaten
Finanzdaten
- Bankverbindungen
- Steuerinformationen
- Rechnungsdaten
- Zahlungsinformationen
Kommunikationsdaten
- E-Mails
- Telefonate
- Messenger-Kommunikation
- Projektabstimmungen
- Besprechungsnotizen
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen Zusammenarbeit.
- Kunden- und Projektverwaltung
Zur Durchführung unserer Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden wie Marken und Unternehmen, Agenturen, Produktionsfirmen sowie weiteren Geschäftspartnern. Hierzu können insbesondere gehören:
- Ansprechpartner
- Unternehmensdaten
- Kontaktdaten
- Vertragsdaten
- Projektinformationen
- Rechnungsdaten
- Zahlungsinformationen
- Nutzungsrechte
- Buy-outs
- Projekt- & Beratungsvereinbarungen
- Kommunikationsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung bestehender oder zukünftiger Vertragsverhältnisse.
- Kommunikation mit Talents, Kunden und Geschäftspartnern
Zur Durchführung unserer Dienstleistungen kommunizieren wir regelmäßig mit:
- Talents,
- Modelagenturen,
- Kunden (Marken/Unternehmen),
- Werbeagenturen,
- Produktionsfirmen,
- Fotografen,
- Videografen,
- Stylisten,
- Visagisten,
- sonstigen Projektbeteiligten.
Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name,
- Kontaktdaten,
- Projektinformationen,
- Terminabsprachen,
- Vertragsinformationen,
- Kommunikationsinhalte.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Zusammenarbeit.
- Bewerbungen
Wenn Sie sich bei der mf-mgmt GmbH oder einem ihrer Geschäftsbereiche bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Bewerbungsunterlagen,
- Lebenslauf,
- Zeugnisse,
- Referenzen,
- Fotografien,
- Kommunikationsdaten,
- sonstige freiwillig übermittelte Informationen.
Kommt kein Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sofern Sie keiner längeren Speicherung zugestimmt haben oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Vermittlung von Talents
Im Rahmen unserer Tätigkeit als Talentagentur vermitteln wir Talents an Unternehmen, Agenturen und sonstige Auftraggeber. Soweit dies zur Durchführung eines konkreten Projekts erforderlich ist, können personenbezogene Daten des jeweiligen Talents an den jeweiligen Auftraggeber oder dessen beauftragte Dienstleister übermittelt werden. Hierzu gehören insbesondere:
- Name,
- Kontaktdaten,
- Sedcards,
- Portfolioinformationen,
- Fotografien,
- projektbezogene Informationen,
- Vertrags- und Abrechnungsdaten.
Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich im zur Durchführung des jeweiligen Projekts erforderlichen Umfang und auf Grundlage der jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen oder gesetzlichen Bestimmungen. Soweit Talents im Rahmen der Plattform SidelaneAI für AI-Twin-Projekte vermittelt oder angefragt werden, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich im Rahmen der jeweils erforderlichen Projektvereinbarungen, vertraglichen Vereinbarungen sowie projektbezogenen Freigaben. Eine Nutzung personenbezogener Daten für andere Zwecke erfolgt nicht.
- Aufbewahrung von Talentdaten
Personenbezogene Daten unserer Talents werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung der Zusammenarbeit oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Endet die Zusammenarbeit mit einem Talent, werden personenbezogene Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Dies gilt insbesondere auch für Fotografien, Sedcards, Polas und sonstige personenbezogene Unterlagen, soweit diese nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder bereits bestehender Vertragsverhältnisse weiterhin benötigt werden.
- Registrierung und Benutzerkonten
Zur Nutzung der Plattform SidelaneAI ist die Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich. Hierbei unterscheiden wir zwischen Studio-Kunden und Enterprise-Kunden.
Studio-Kunden
Studio-Kunden registrieren sich selbstständig über die Plattform.
Die Anmeldung erfolgt – je nach angebotenem Registrierungsverfahren – mittels:
- E-Mail-Adresse und Passwort,
- Google Login
Im Rahmen der Registrierung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname,
- E-Mail-Adresse,
- Unternehmensname (soweit angegeben),
- Land,
- Sprache,
- Benutzer-ID,
- Login-Zeitpunkte,
- technische Nutzungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Enterprise-Kunden
Enterprise-Kunden erhalten ihre Benutzerkonten ausschließlich durch die mf-mgmt GmbH im Rahmen eines individuell abgeschlossenen Enterprise- oder Rahmenvertrags. Eine Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich mittels
- E-Mail-Adresse
- Passwort.
Zusätzlich können verarbeitet werden:
- Benutzerrollen,
- Zugriffsrechte,
- Unternehmenszugehörigkeit,
- Administratorrechte,
- Workspaces,
- Projektzuordnungen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses.
- Authentifizierung (Auth0)
Zur sicheren Authentifizierung der Benutzer setzt SidelaneAI den Dienst Auth0 ein. Auth0 unterstützt insbesondere:
- sichere Benutzeranmeldung,
- Passwortverwaltung,
- Authentifizierung,
- Zugriffsschutz,
- Benutzerverwaltung,
- Sicherheitsprotokolle.
Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:
- Benutzerkennung,
- E-Mail-Adresse,
- Login-Zeitpunkte,
- IP-Adresse,
- Geräteinformationen,
- Sicherheitsprotokolle.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren Authentifizierung.
- Nutzung der Plattform
Bei der Nutzung der Plattform verarbeitet SidelaneAI personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist.
Hierzu gehören insbesondere:
- Benutzerkonten,
- Workspaces,
- Projekte,
- Projektparameter,
- Prompts,
- generierte Bilder,
- generierte Videos,
- Assets,
- Credits,
- Projektfreigaben,
- Logfiles,
- Systemeinstellungen,
- Nutzungsprotokolle.
Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vereinbarten Leistungen sowie zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Plattformbetriebs. Zur Sicherstellung des sicheren Betriebs der Plattform können sicherheitsrelevante Systemereignisse und Zugriffe protokolliert werden.
- Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung innerhalb der Studio-Version der Plattform setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name,
- Rechnungsanschrift,
- Zahlungsinformationen,
- Rechnungsbeträge,
- Transaktionsdaten,
- Zahlungsstatus.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt unmittelbar über Stripe. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Bei Enterprise-Kunden erfolgt die Abrechnung grundsätzlich auf Grundlage individueller Rechnungen oder gesonderter vertraglicher Vereinbarungen.
- E-Mail-Kommunikation
Für den Versand transaktionaler E-Mails verwenden wir Mailgun. Hierzu gehören insbesondere:
- Registrierungsbestätigungen,
- Passwort-Reset,
- Projektinformationen,
- Sicherheitsmeldungen,
- Systembenachrichtigungen,
- technische Informationen.
Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:
- Name,
- E-Mail-Adresse,
- Versandzeitpunkt,
- Zustellstatus,
- technische Versandinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung unserer vertraglichen Leistungen.
- KI-Dienstleister
Zur Bereitstellung einzelner Funktionen der Plattform setzt SidelaneAI spezialisierte KI-Dienstleister ein. Hierzu gehören derzeit insbesondere:
- fal.ai
- Google Veo
- Seedance
- Google Gemini
- Kling
- Flux
- Replicate
- ComfyUI
- Stable Diffusion
- Ideogram
Diese Dienste werden insbesondere genutzt für:
- KI-Bildgenerierung,
- KI-Videogenerierung,
- KI-gestützte Inhalte,
- Verarbeitung von Prompts,
- Durchführung technischer KI-Prozesse.
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im jeweils erforderlichen Umfang sowie auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Die eingesetzten Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umzusetzen.
- Speicherung von Dateien und Medieninhalten
Zur Speicherung von Dateien und Medieninhalten nutzt SidelaneAI insbesondere:
- Cloudflare R2,
- Cloudflare,
- Hetzner.
Gespeichert werden können insbesondere:
- generierte Bilder,
- generierte Videos,
- Projektdateien,
- Referenzdateien,
- Projektparameter,
- technische Systemdaten.
Die Speicherung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der jeweils vereinbarten Leistungen sowie zum sicheren Betrieb der Plattform.
- Verarbeitung im Auftrag von Kunden
Soweit SidelaneAI personenbezogene Daten im Auftrag von Enterprise-Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich nach Maßgabe der jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen sowie der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sofern erforderlich, schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der durch den Kunden veranlassten Verarbeitung personenbezogener Daten verbleibt beim jeweiligen Kunden.
- Automatisierte Entscheidungen
SidelaneAI trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen. KI-gestützte Funktionen dienen ausschließlich der Unterstützung kreativer und technischer Prozesse innerhalb der Plattform.
- AI Avatare
SidelaneAI ermöglicht die Erstellung und Nutzung vollständig künstlich erzeugter digitaler Charaktere („AI Avatare“). AI Avatare basieren grundsätzlich nicht auf einer identifizierbaren natürlichen Person und enthalten keine personenbezogenen Daten realer Personen, sofern dies nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart oder technisch erforderlich ist. Im Rahmen der Nutzung von AI Avataren können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Texteingaben (Prompts),
- Projekteinstellungen,
- Stilvorgaben,
- Referenzmaterialien (soweit vom Nutzer bereitgestellt),
- generierte Bilder,
- generierte Videos,
- technische Metadaten,
- Systemeinstellungen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen.
- AI Twins
SidelaneAI ermöglicht die projektbezogene Nutzung sogenannter AI Twins. Ein AI Twin ist die digitale KI-Repräsentation einer realen Person (Talent), die auf Grundlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen, erforderlicher Einwilligungen und projektbezogener Freigaben erstellt und genutzt wird. Die Erstellung und Nutzung eines AI Twins erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der zwischen Talent, gegebenenfalls der Modelagentur, dem Kunden und der mf-mgmt GmbH bestehenden vertraglichen Vereinbarungen.
35.1 Verarbeitete Daten
Je nach Projekt können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Fotografien,
- Polas,
- Referenzbilder,
- Referenzvideos,
- Gesichtsmerkmale,
- Körpermerkmale,
- biometrische Merkmale, soweit diese technisch zur Erstellung oder Nutzung des AI Twins erforderlich sind,
- projektbezogene Metadaten,
- Freigaben,
- Projektvereinbarungen,
- Nutzungsrechte,
- Buy-out-Informationen.
Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich im jeweils erforderlichen Umfang.
35.2 Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:
- Erstellung des AI Twins,
- sicheren Speicherung,
- technischen Bereitstellung,
- Durchführung freigegebener Kundenprojekte,
- Dokumentation von Freigaben,
- Verwaltung eingeräumter Nutzungsrechte,
- Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen,
- Gewährleistung eines sicheren Plattformbetriebs.
35.3 Projektbezogene Nutzung
AI Twins werden ausschließlich projektbezogen bereitgestellt. Die Nutzung erfolgt ausschließlich innerhalb des in der jeweiligen Projektvereinbarung definierten Umfangs. Hierzu gehören insbesondere:
- Kunde,
- Talent,
- Modelagentur,
- Nutzungsumfang,
- Medien,
- Territorium,
- Laufzeit,
- Buy-out,
- sonstige Nutzungsrechte.
Eine Nutzung außerhalb der jeweils vereinbarten Projektparameter ist unzulässig.
35.4 Zugriff auf AI Twins
AI Twins werden ausschließlich für die Dauer eines freigegebenen Projekts innerhalb der Plattform bereitgestellt. Ein dauerhafter Zugriff auf den AI Twin selbst wird dem Kunden nicht eingeräumt. Kunden erhalten ausschließlich Zugriff auf:
- die im jeweiligen Projekt generierten Inhalte,
- die ihnen vertraglich eingeräumten Nutzungsrechte,
- projektbezogene Informationen.
Die zugrunde liegenden Trainingsdaten, Referenzdateien und technischen Modelle verbleiben ausschließlich innerhalb der geschützten Infrastruktur von SidelaneAI.
35.5 Keine Nutzung zum allgemeinen KI-Training
Die im Zusammenhang mit AI Twins verarbeiteten personenbezogenen Daten werden von der mf-mgmt GmbH nicht zur Entwicklung allgemeiner KI-Modelle oder zum Training öffentlich verfügbarer KI-Systeme verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich und gesondert mit dem jeweiligen Talent vereinbart wurde. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erstellung, Bereitstellung und Nutzung des jeweiligen AI Twins im Rahmen der vertraglich vereinbarten Projekte.
35.6 Schutz personenbezogener Daten
Zum Schutz der AI Twins sowie der zugrunde liegenden personenbezogenen Daten setzt SidelaneAI angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Hierzu gehören insbesondere:
- rollenbasierte Berechtigungskonzepte,
- Zugriffsbeschränkungen,
- verschlüsselte Datenübertragung,
- sichere Authentifizierungsverfahren,
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
- regelmäßige Sicherheitsmaßnahmen.
- Projektfreigaben
Die Nutzung eines AI Twins setzt grundsätzlich die jeweils erforderlichen projektbezogenen Freigaben voraus. Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:
- Projektvereinbarungen,
- Zustimmungen,
- Freigaben,
- Nutzungsrechte,
- Laufzeiten,
- Buy-outs,
- Territorien,
- Medien,
- Vergütungsregelungen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Projekts sowie zur Dokumentation der eingeräumten Rechte.
- Rechte der Talents
Talents behalten sämtliche ihnen zustehenden Persönlichkeitsrechte. Die Erstellung sowie Nutzung eines AI Twins erfolgt ausschließlich auf Grundlage der jeweils erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen und Einwilligungen. Ohne die erforderlichen Zustimmungen erfolgt keine Erstellung oder projektbezogene Nutzung eines AI Twins. Endet die Zusammenarbeit zwischen dem Talent und der mf-mgmt GmbH oder SidelaneAI, werden personenbezogene Daten sowie Trainingsdaten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Rechte der Kunden
Die Beendigung eines Kundenkontos oder eines Nutzungsvertrags berührt bereits wirksam eingeräumte Nutzungsrechte aus abgeschlossenen Projekten grundsätzlich nicht. Soweit einem Kunden im Rahmen einer Projektvereinbarung Nutzungsrechte eingeräumt wurden, bleiben diese bis zum Ablauf der jeweils vereinbarten Nutzungsdauer bestehen. Mit Beendigung des Vertrags endet jedoch der Zugang zur Plattform sowie zu AI Twins und sonstigen Plattformfunktionen, soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.
- Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten oder AI-Twin-Daten an Dritte erfolgt ausschließlich,
- soweit dies zur Durchführung eines konkret freigegebenen Projekts erforderlich ist,
- eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
- oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.
- Transparenz beim Einsatz künstlicher Intelligenz
Die mf-mgmt GmbH legt Wert auf einen verantwortungsvollen und transparenten Einsatz künstlicher Intelligenz. SidelaneAI dient der Erstellung und Nutzung digitaler Inhalte auf Grundlage der jeweils vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte. Die Plattform ersetzt keine gesetzlich erforderlichen Einwilligungen oder vertraglichen Vereinbarungen. Die Nutzung von AI Twins erfolgt ausschließlich im Rahmen der jeweils freigegebenen Projekte sowie unter Beachtung der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Talents.
- Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Speicherdauer richtet sich insbesondere nach
- den jeweiligen Vertragsverhältnissen,
- gesetzlichen Aufbewahrungspflichten,
- steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften,
- berechtigten Interessen an der Dokumentation abgeschlossener Projekte,
- datenschutzrechtlichen Löschpflichten.
Je nach Datenkategorie gelten insbesondere folgende Grundsätze:
Website
Server-Logfiles sowie technisch erforderliche Protokolldaten werden grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der für den sicheren Betrieb unserer Websites erforderlich ist.
Kunden
Vertrags-, Rechnungs- und steuerlich relevante Daten werden entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Talents
Personenbezogene Daten von Talents werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung der Zusammenarbeit oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Nach Beendigung der Zusammenarbeit werden personenbezogene Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
AI Twins
Referenzbilder, Referenzvideos, Trainingsdaten sowie sonstige personenbezogene Daten, die der Erstellung eines AI Twins dienen, werden nach Beendigung der Zusammenarbeit entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sowie den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Projekte
Projektunterlagen, Projektvereinbarungen und Dokumentationen über eingeräumte Nutzungsrechte werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
- Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.
- Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.
- Datenschutzkontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.
mf-mgmt GmbH
Herbert-Weichmann-Straße 6
22085 Hamburg
E-Mail: info@mf-mgmt.com
Telefon: +49(0)4041308373
- Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund
- gesetzlicher Änderungen,
- technischer Weiterentwicklungen,
- neuer Funktionen unserer Websites oder Plattformen,
- neuer Dienstleistungen oder
- sonstiger berechtigter Gründe
erforderlich wird. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs oder der Nutzung unserer Dienstleistungen veröffentlichte Fassung.
- Datenschutz bei Minderjährigen
Unsere Dienstleistungen richten sich grundsätzlich ausschließlich an volljährige Personen und Unternehmen. Personen unter 18 Jahren sollten personenbezogene Daten nur mit Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten übermitteln. Wir verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten Minderjähriger, sofern hierfür keine entsprechende Einwilligung oder gesetzliche Grundlage besteht.
- Datenschutzfreundliche Gestaltung
Die mf-mgmt GmbH entwickelt ihre Websites und die Plattform SidelaneAI unter Berücksichtigung der Grundsätze „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ gemäß Art. 25 DSGVO. Neue Funktionen werden – soweit technisch und organisatorisch möglich – datenschutzfreundlich gestaltet und regelmäßig überprüft.
- Stand dieser Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
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Privacy Policy of mf-mgmt GmbH
for the websites, talent placement services, project management, and the SidelaneAI AI platform
1. Data Controller
The data controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) and other data protection regulations is:
mf-mgmt GmbH
Herbert-Weichmann-Straße 6
22085 Hamburg
Managing Director: Michael Fassl
Email: info@mf-mgmt.com
Phone: +49(0)4041308373
Websites:
Whenever this Privacy Policy refers to “we,” “us,” “mf-mgmt,” or “SidelaneAI,” it refers to mf-mgmt GmbH as the data controller.
2. Scope
This Privacy Policy applies to all websites, platforms, and services of mf-mgmt GmbH, in particular to:
as well as for all services offered through these platforms, in particular:
- talent placement,
- consulting for clients (brands/companies),
- the SidelaneAI AI platform,
- studio services,
- enterprise offerings,
- the creation and use of AI avatars,
- the project-based creation and use of AI twins,
- and all other digital services provided by mf-mgmt GmbH.
3. Definitions
Unless otherwise specified in this Privacy Policy, the definitions set forth in the General Data Protection Regulation (GDPR) apply. In addition, the following definitions apply:
AI Avatar
A fully artificially generated digital character with no connection to an identifiable natural person.
AI Twin
The digital AI representation of a real person (talent), the use of which is based exclusively on relevant contractual agreements, required consents, and project-specific approvals.
Talent
A natural person—in particular, a model, creator, influencer, actor, host, or musician—whose personal data or personality rights are processed in the context of talent placement, project management, or the creation and use of an AI Twin.
Studio Customer
A customer who uses the SidelaneAI platform via a standardized online user account and has not entered into an individual enterprise or master agreement with mf-mgmt GmbH.
Enterprise Customer
A customer who uses the SidelaneAI platform based on an individually concluded master agreement, enterprise agreement, or other individual arrangement and is personally supported by mf-mgmt GmbH.
Workspace
The area within the SidelaneAI platform assigned to a customer for managing projects, users, AI Twins, AI Avatars, assets, and other content.
Project Agreement
A project-specific agreement between the customer, talent, or modeling agency and SidelaneAI, which specifically governs the scope of use, term, territory, media, buy-out, and other project-related rights.
Assets
All digital content generated via SidelaneAI or managed within the platform, in particular images, videos, or other media files.
Credits
Digital usage units used to bill for certain services within the SidelaneAI platform.
4. Legal Bases for Processing
We process personal data exclusively in accordance with applicable data protection regulations, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR). Depending on the nature of the processing, we rely in particular on the following legal bases:
- Art. 6(1)(a) GDPR (Consent)
- Art. 6(1)(b) GDPR (Contract or Pre-Contractual Measures)
- Art. 6(1)(c) GDPR (Compliance with Legal Obligations)
- Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest)
To the extent that special categories of personal data are processed in connection with talent placement and project management or the creation and use of AI Twins, this is done exclusively in compliance with the applicable legal requirements, in particular Art. 9 GDPR.
5. Data Security
The protection of personal data is our highest priority. We implement appropriate technical and organizational measures (TOMs) to protect personal data against loss, manipulation, unauthorized access, or other impermissible processing. These include, in particular:
- SSL/TLS encryption,
- role-based access control,
- secure authentication procedures,
- access restrictions,
- regular security updates,
- backup and recovery procedures,
- logging of security-related events,
- and protective measures against unauthorized access to our systems.
Our security measures are continuously reviewed and adapted in line with technological developments.
6. Retention Period
We store personal data only for as long as is necessary to fulfill the respective processing purposes or as required by statutory retention obligations. The retention period depends in particular on:
- the respective contractual relationships,
- statutory retention obligations,
- tax and commercial law regulations,
- legitimate interests in documenting completed projects,
- data protection-related obligations to delete data.
Separate retention periods may apply to individual data categories (e.g., talent data, AI Twins, project data, or contractual documents), which are explained in more detail in the respective sections of this Privacy Policy.
7. Disclosure of Personal Data
Personal data is disclosed exclusively to the extent that
- it is necessary to fulfill a contract or to carry out pre-contractual measures,
- we are legally obligated to do so,
- you have expressly consented, or
- the disclosure is based on a legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) of the GDPR.
Recipients of personal data may include, in particular:
- hosting service providers,
- cloud and infrastructure providers,
- payment service providers,
- authentication services,
- email service providers,
- AI service providers,
- IT service providers,
- tax advisors,
- attorneys,
- government agencies,
- courts,
- other data processors or contractual partners, to the extent necessary to provide our services.
Data is disclosed only to the extent necessary and in compliance with applicable data protection regulations.
8. International Data Transfers
To the extent that personal data is transferred to recipients outside the European Union or the European Economic Area, this is done exclusively in compliance with the legal requirements of the GDPR. In the absence of an adequacy decision by the European Commission, data transfers are made exclusively on the basis of appropriate safeguards, in particular the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or other legally recognized protection mechanisms.
9. Visiting Our Websites
When you visit our websites, your browser automatically transmits information to our servers. In particular, the following data may be processed:
- IP address,
- date and time of access,
- browser type and version,
- operating system used,
- referrer URL,
- pages accessed,
- amount of data transferred,
- access status,
- language settings,
- technical device information.
This data is processed exclusively to ensure the secure, stable, and functional operation of our websites, as well as for error analysis and system security. The legal basis is Article 6(1)(f) of the GDPR.
10. Hosting
Our websites and online services are operated using external hosting service providers. In this context, personal data is processed to the extent necessary to provide our websites and platforms. In particular, the following may be processed:
- IP address,
- browser information,
- access data,
- server log files,
- technical usage data,
- communication data.
Our hosting infrastructure is currently based primarily on the services provided by Hetzner Online GmbH. Where required by law, we enter into data processing agreements with our hosting service providers in accordance with Article 28 of the GDPR.
11. Content Delivery Network (Cloudflare)
To improve the security, stability, and loading speed of our websites and the SidelaneAI platform, we use services provided by Cloudflare, Inc. Cloudflare is used in particular to:
- secure our websites against attacks,
- distribute load,
- optimize loading times,
- deliver static content,
- and increase the availability of our services.
In this context, the following data in particular may be processed:
- IP address,
- browser information,
- device information,
- technical connection data,
- security information,
- performance data.
In addition, we use Cloudflare R2 to store files and media content related to our websites and the SidelaneAI platform. The legal basis is Article 6(1)(f) of the GDPR.
12. Server Log Files
When you visit our websites, information is automatically stored in so-called server log files. This includes, in particular:
- IP address,
- date and time of access,
- URL accessed,
- browser type,
- browser version,
- operating system,
- referrer,
- access status,
- amount of data transferred.
This processing is carried out exclusively to ensure technical operation, system security, and to detect and defend against attacks. The legal basis is Article 6(1)(f) of the GDPR.
13. Cookies and Consent Management
Our websites use cookies. Cookies are small text files that are stored on your device and contain certain information. We distinguish between:
Technically Necessary Cookies
These cookies are required for the operation of our websites and platforms. These include, in particular, cookies for:
- login,
- session management,
- security,
- language settings,
- saving your privacy settings,
- and technical platform functions.
Technically necessary cookies cannot be disabled.
Optional Cookies
Analytics, statistics, or convenience features are activated only if you have given your explicit consent. You may revoke or modify your consent at any time with future effect.
CookieYes
We use the CookieYes service to manage your cookie consents. CookieYes enables, in particular:
- the collection of legally compliant consents,
- the documentation of your consents,
- the storage of your privacy settings,
- and the fulfillment of legal record-keeping obligations.
The legal basis is Article 6(1)(c) of the GDPR and—where applicable—Article 6(1)(f) of the GDPR. To the extent that cookies require consent, their use is based exclusively on Article 6(1)(a) of the GDPR.
14. Google Fonts
We use Google Fonts to ensure consistent font display. This may result in a connection being established to Google’s servers when you visit our websites. In particular, the following data may be processed:
- IP address,
- browser information,
- device information.
The legal basis is your consent pursuant to Article 6(1)(a) of the GDPR, to the extent that such consent is required. Note: We reserve the right to integrate Google Fonts locally in the future. In this case, no corresponding data will be transferred to Google.
15. Google Analytics
Our websites use Google Analytics, a web analytics service provided by Google Ireland Limited. Google Analytics enables us to statistically analyze the use of our websites and continuously improve our online offerings. In particular, the following information may be processed:
- IP address (truncated or anonymized, if applicable),
- browser information,
- device information,
- usage behavior,
- pages visited,
- time spent on the site,
- source of the visit,
- interactions on the website.
Google Analytics is activated only if you have given your consent via our consent management system (CookieYes). The legal basis is Article 6(1)(a) of the GDPR. You may revoke your consent at any time with future effect.
16. Contacting Us
When you contact us, for example by email or phone, we process the personal data you provide solely to handle your inquiry and for further communication. In particular, the following data may be processed:
- Name,
- Company,
- Email address,
- Phone number,
- Communication content,
- Project-related information,
- Other data provided voluntarily.
Processing is based on Article 6(1)(b) of the GDPR (pre-contractual measures or performance of a contract) or Article 6(1)(f) of the GDPR (legitimate interest in efficient communication).
17. Social Media Presence
mf-mgmt GmbH maintains company profiles on various social networks to provide information about its services, communicate with customers, talent, and business partners, and increase its reach. We currently maintain a presence on the following platforms:
- X (formerly Twitter)
- TikTok
- YouTube
- Threads
When you visit our social media profiles, personal data is processed by the respective platform operators. We generally have no complete control over this. The data processed may include, in particular:
- IP address,
- device information,
- browser information,
- usage behavior,
- interactions (likes, comments, shares),
- direct messages,
- profile information.
Processing is based on our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) of the GDPR in modern corporate communication and—where necessary—on your consent pursuant to Art. 6(1)(a) of the GDPR. The operators of the social networks are responsible under data protection law for data processing on their respective platforms. Their respective privacy policies also apply.
18. Talent Agency
mf-mgmt GmbH processes personal data in the course of its activities as an agency, in particular to advise clients, place talent, and carry out and manage joint projects. Processing is carried out in particular for the following purposes:
- Conducting application and selection processes,
- Advising clients (brands/companies),
- Developing campaign strategies for clients/companies,
- monitoring and evaluating campaigns for clients/companies,
- placing talent with clients,
- planning and executing productions, campaigns, and collaborations,
- contract management,
- project coordination,
- billing and invoicing,
- fulfilling legal obligations,
- and communicating with talent, clients, and partners.
Processing takes place exclusively to the extent that there is a legal basis or a corresponding contractual agreement for doing so.
19. Processing of Talent Data
Depending on the nature of the collaboration, the following personal data, in particular, may be processed:
Master Data
- First and Last Name
- Date of Birth
- Address
- Nationality
- Contact Information
Model and Talent Data
- Digital Sedcards
- Pola Photos
- Photographs
- Videos
- Measurements and sizes
- Clothing sizes
- Shoe size
- Hair color
- Eye color
- Portfolio information
- References
Contract data
- Agency contracts
- Project agreements
- Usage rights
- Buy-outs
- Term lengths
- Compensation
- Invoicing data
Financial data
- Bank account information
- Tax information
- Invoicing data
- Payment information
Communication data
- Emails
- Phone calls
- Messenger communications
- Project coordination
- Meeting notes
Processing is carried out exclusively for the purpose of carrying out the respective collaboration.
20. Client and project management
To provide our services, we process personal data from clients such as brands and companies, agencies, production companies, and other business partners. This may include, in particular:
- Contact persons
- Company data
- Contact information
- Contract data
- Project information
- Billing information
- Payment information
- Usage rights
- Buy-outs
- Project & consulting agreements
- Communication data
Processing is carried out to fulfill existing or future contractual relationships.
21. Communication with talent, clients, and business partners
To provide our services, we regularly communicate with:
- Talent,
- Modeling agencies,
- Clients (brands/companies),
- advertising agencies,
- production companies,
- photographers,
- videographers,
- stylists,
- makeup artists,
- and other project participants.
In particular, the following data may be processed:
- Name,
- contact information,
- project information,
- scheduling arrangements,
- contract information,
- communication content.
Processing takes place exclusively within the scope of the respective collaboration.
22. Job Applications
If you apply for a position at mf-mgmt GmbH or one of its business units, we process your personal data exclusively for the purpose of conducting the application process.
This may include, in particular:
- application documents,
- resume,
- certificates,
- references,
- photographs,
- communication data,
- other information provided voluntarily.
If no employment or contractual relationship is established, your application documents will be deleted in accordance with legal requirements, unless you have consented to longer-term storage or legal retention obligations apply.
23. Talent Placement
As part of our work as a talent agency, we place talent with companies, agencies, and other clients. To the extent necessary to carry out a specific project, the personal data of the respective talent may be transferred to the respective client or its contracted service providers. This includes, in particular:
- Name,
- contact information,
- sedcards,
- portfolio information,
- photographs,
- project-related information,
- contract and billing data.
Data is transferred exclusively to the extent necessary for the execution of the respective project and based on the relevant contractual agreements or legal provisions. To the extent that talents are placed or requested for AI-twin projects via the SidelaneAI platform, the processing of personal data takes place exclusively within the framework of the respective necessary project agreements, contractual agreements, and project-related authorizations. Personal data is not used for any other purposes.
24. Retention of Talent Data
Personal data of our talents is generally stored only for as long as is necessary to carry out the collaboration or to comply with legal obligations. If the collaboration with a talent ends, personal data is deleted in accordance with legal requirements, provided that no legal retention obligations or legitimate interests prevent this. This applies in particular to photographs, sedcards, Polaroids, and other personal documents, unless these are still required due to legal regulations or existing contractual relationships.
25. Registration and User Accounts
To use the SidelaneAI platform, you must create a user account. We distinguish between Studio Customers and Enterprise Customers.
Studio Customers
Studio customers register independently via the platform.
Registration is completed—depending on the registration method offered—using:
- Email address and password,
- Google Login
During registration, the following data in particular may be processed:
- First and last name,
- Email address,
- Company name (if provided),
- country,
- language,
- user ID,
- login times,
- technical usage data.
Processing is carried out for the purpose of fulfilling the user agreement in accordance with Art. 6(1)(b) of the GDPR.
Enterprise Customers
Enterprise customers receive their user accounts exclusively from mf-mgmt GmbH as part of an individually concluded Enterprise Agreement or framework agreement. Self-registration is not provided for. Login is performed exclusively using
- email address
- password.
Additionally, the following may be processed:
- user roles,
- access rights,
- company affiliation,
- administrator rights,
- workspaces,
- project assignments.
This processing is carried out for the purpose of fulfilling the respective contractual relationship.
26. Authentication (Auth0)
SidelaneAI uses the Auth0 service for secure user authentication. Auth0 supports, in particular:
- secure user login,
- password management,
- authentication,
- access protection,
- user management,
- security logs.
In this context, the following data may be processed in particular:
- User ID,
- email address,
- login times,
- IP address,
- device information,
- security logs.
This processing is carried out to fulfill the user agreement and based on our legitimate interest in secure authentication.
27. Use of the Platform
When using the platform, SidelaneAI processes personal data to the extent necessary to provide the platform.
This includes, in particular:
- user accounts,
- workspaces,
- projects,
- project parameters,
- prompts,
- generated images,
- generated videos,
- assets,
- credits,
- project approvals,
- log files,
- system settings,
- usage logs.
This processing is carried out exclusively to provide the agreed-upon services and to ensure secure and stable platform operation. To ensure the secure operation of the platform, security-related system events and accesses may be logged.
28. Payment Processing
We use the payment service provider Stripe for payment processing within the Studio version of the platform. In particular, the following may be processed:
- Name,
- billing address,
- payment information,
- invoice amounts,
- transaction data,
- payment status.
Payment processing takes place directly through Stripe. We do not store complete credit card details. For Enterprise customers, billing is generally based on individual invoices or separate contractual agreements.
29. Email Communication
We use Mailgun to send transactional emails. These include, in particular:
- registration confirmations,
- password resets,
- project information,
- security alerts,
- system notifications,
- and technical information.
The following data may be processed in particular:
- name,
- email address,
- time of sending,
- delivery status,
- technical sending information.
Processing is carried out exclusively for the purpose of performing our contractual services.
30. AI Service Providers
SidelaneAI uses specialized AI service providers to deliver certain platform features. These currently include, in particular:
- fal.ai
- Google Veo
- Seedance
- Google Gemini
- Kling
- Flux
- Replicate
- ComfyUI
- Stable Diffusion
- Ideogram
These services are used in particular for:
- AI image generation,
- AI video generation,
- AI-generated content,
- processing of prompts,
- execution of technical AI processes.
To the extent that personal data is processed, this is done exclusively to the extent necessary in each case and in accordance with applicable data protection regulations.
The service providers used are carefully selected and contractually obligated to implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data.
31. Storage of Files and Media Content
To store files and media content, SidelaneAI uses, in particular:
- Cloudflare R2,
- Cloudflare,
- Hetzner.
The following, in particular, may be stored:
- generated images,
- generated videos,
- project files,
- reference files,
- project parameters,
- technical system data.
Storage is carried out exclusively for the purpose of performing the agreed-upon services and ensuring the secure operation of the platform.
32. Processing on Behalf of Customers
To the extent that SidelaneAI processes personal data on behalf of Enterprise customers, such processing is carried out exclusively in accordance with the respective contractual agreements and applicable data protection regulations. If necessary, the parties shall enter into a data processing agreement pursuant to Article 28 of the GDPR. Responsibility for the lawfulness of the processing of personal data initiated by the customer remains with the respective customer.
33. Automated Decisions
SidelaneAI does not make any decisions based solely on automated processing within the meaning of Article 22 of the GDPR that produce legal effects on data subjects or significantly affect them in a comparable manner. AI-supported functions serve exclusively to support creative and technical processes within the platform.
34. AI Avatars
SidelaneAI enables the creation and use of fully artificially generated digital characters (“AI Avatars”). AI Avatars are generally not based on an identifiable natural person and do not contain any personal data of real persons, unless this is expressly agreed upon in a contract or is technically necessary. In connection with the use of AI Avatars, the following data, in particular, may be processed:
- text inputs (prompts),
- project settings,
- style guidelines,
- reference materials (if provided by the user),
- generated images,
- generated videos,
- technical metadata,
- system settings.
Processing is carried out exclusively for the purpose of providing the contractually agreed-upon services.
35. AI Twins
SidelaneAI enables the project-based use of so-called AI Twins. An AI Twin is the digital AI representation of a real person (talent), which is created and used on the basis of corresponding contractual agreements, required consents, and project-specific approvals. The creation and use of an AI Twin are governed exclusively by the contractual agreements in place between the talent, the modeling agency (if applicable), the client, and mf-mgmt GmbH.
35.1 Processed Data
Depending on the project, the following personal data, in particular, may be processed:
- photographs,
- Polaroids,
- reference images,
- reference videos,
- facial features,
- physical characteristics,
- biometric features, to the extent that these are technically necessary for the creation or use of the AI Twin,
- project-related metadata,
- approvals,
- project agreements,
- rights of use,
- buy-out information.
Processing is carried out exclusively to the extent necessary in each case.
35.2 Purpose of Processing
Processing is carried out in particular for the following purposes:
- creation of the AI Twin,
- secure storage,
- technical provision,
- execution of approved customer projects,
- documentation of approvals,
- administration of granted rights of use,
- fulfillment of contractual obligations,
- ensuring secure platform operation.
35.3 Project-Specific Use
AI Twins are provided exclusively on a project-specific basis. Use is limited strictly to the scope defined in the respective project agreement. This includes, in particular:
- Client,
- Talent,
- Modeling Agency,
- Scope of Use,
- Media,
- Territory,
- Term,
- Buy-out,
- Other Rights of Use.
Use outside the agreed-upon project parameters is prohibited.
35.4 Access to AI Twins
AI Twins are provided exclusively for the duration of an approved project within the platform. The Customer is not granted permanent access to the AI Twin itself. Customers are granted access exclusively to:
- the content generated in the respective project,
- the rights of use granted to them under the contract,
- project-related information.
The underlying training data, reference files, and technical models remain exclusively within SidelaneAI’s protected infrastructure.
35.5 No Use for General AI Training
The personal data processed in connection with AI Twins is not used by mf-mgmt GmbH for the development of general AI models or for training publicly available AI systems, unless this has been expressly and separately agreed upon with the respective talent. Processing is carried out exclusively for the creation, provision, and use of the respective AI Twin within the scope of the contractually agreed-upon projects.
35.6 Protection of Personal Data
To protect the AI Twins and the underlying personal data, SidelaneAI implements appropriate technical and organizational measures. These include, in particular:
- role-based access control,
- access restrictions,
- encrypted data transmission,
- secure authentication procedures,
- logging of security-related events,
- regular security measures.
36. Project Approvals
The use of an AI Twin generally requires the necessary project-related approvals. In particular, the following may be processed:
- project agreements,
- consents,
- approvals,
- rights of use,
- terms,
- buy-outs,
- territories,
- media,
- compensation provisions.
Processing is carried out exclusively for the purpose of executing the respective project and documenting the rights granted.
37. Rights of Talents
Talents retain all personal rights to which they are entitled. The creation and use of an AI Twin are based exclusively on the necessary contractual agreements and consents. No AI Twin will be created or used for project-related purposes without the required consents. If the collaboration between the talent and mf-mgmt GmbH or SidelaneAI ends, personal data and training data will be deleted in accordance with legal requirements and the respective contractual agreements, provided that no statutory retention obligations preclude such deletion.
38. Customer Rights
The termination of a customer account or a user agreement generally does not affect usage rights already effectively granted under completed projects. To the extent that usage rights have been granted to a customer under a project agreement, these rights remain in effect until the expiration of the respective agreed-upon term of use. Upon termination of the contract, however, access to the platform, AI Twins, and other platform features ends, unless otherwise agreed.
39. Disclosure to Third Parties
Personal data or AI Twin data will be disclosed to third parties only
- to the extent that this is necessary for the implementation of a specifically approved project,
- a legal obligation exists,
- or the data subject has expressly consented.
No disclosure beyond this scope shall take place.
40. Transparency in the Use of Artificial Intelligence
mf-mgmt GmbH is committed to the responsible and transparent use of artificial intelligence. SidelaneAI is used to create and utilize digital content based on the contractually agreed-upon rights of use. The platform does not replace any legally required consents or contractual agreements. The use of AI Twins takes place exclusively within the scope of the approved projects and in compliance with the personal rights of the talents concerned.
41. Retention Period
We store personal data only for as long as is necessary to fulfill the respective processing purposes or as required by statutory retention obligations. The retention period is determined in particular by
- the respective contractual relationships,
- statutory retention obligations,
- tax and commercial law regulations,
- legitimate interests in documenting completed projects,
- and data protection-related obligations to delete data.
Depending on the data category, the following principles apply in particular:
Website
Server log files and technically necessary log data are generally stored only for the period required to ensure the secure operation of our websites.
Customers
Contractual, billing, and tax-related data are stored in accordance with the applicable statutory retention requirements.
Talents
Personal data of Talents is stored only for as long as necessary to carry out the collaboration or as required by legal obligations. Upon termination of the collaboration, personal data is deleted in accordance with legal requirements, provided that no statutory retention obligations or legitimate interests preclude such deletion.
AI Twins
Reference images, reference videos, training data, and other personal data used to create an AI Twin are deleted upon termination of the collaboration in accordance with legal requirements and the respective contractual agreements, provided that no legal retention obligations or legitimate interests prevent this.
Projects
Project documents, project agreements, and documentation regarding granted rights of use are stored in accordance with statutory retention obligations.
42. Rights of Data Subjects
Data subjects have the following rights in particular, in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR):
- Right of access pursuant to Art. 15 GDPR,
- Right to rectification pursuant to Art. 16 GDPR,
- the right to erasure pursuant to Article 17 of the GDPR,
- the right to restriction of processing pursuant to Article 18 of the GDPR,
- the right to data portability pursuant to Article 20 of the GDPR,
- the right to object pursuant to Article 21 of the GDPR,
- and the right to withdraw consent with future effect.
To exercise your rights, you may contact us at any time using the contact information provided in Section 1.
43. Right to File a Complaint
You have the right to file a complaint with a data protection supervisory authority regarding the processing of your personal data. In particular, the data protection supervisory authority responsible is the one in your country of habitual residence, your place of work, or the location of the alleged data protection violation.
44. Data Protection Contact
If you have any questions regarding data protection or the processing of personal data, you may contact us at any time.
mf-mgmt GmbH
Herbert-Weichmann-Straße 6
22085 Hamburg
Email: info@mf-mgmt.com
Phone: +49(0)4041308373
45. Changes to This Privacy Policy
We reserve the right to amend this Privacy Policy if required due to
- changes in the law,
- technological advancements,
- new features on our websites or platforms,
- new services, or
- other legitimate reasons
. The version published at the time of your visit or use of our services shall apply.
46. Data Protection for Minors
Our services are generally intended exclusively for adults and businesses. Individuals under the age of 18 should only submit personal data with the consent of their legal guardians. We do not knowingly process the personal data of minors unless we have obtained the appropriate consent or there is a legal basis for doing so.
47. Privacy-Friendly Design
mf-mgmt GmbH develops its websites and the SidelaneAI platform in accordance with the principles of “Privacy by Design” and “Privacy by Default” as set forth in Article 25 of the GDPR. New features are designed to be privacy-friendly—to the extent technically and organizationally feasible—and are regularly reviewed.
48. Effective Date of This Privacy Policy
Effective: August 2026